La communication évènementielle est un excellent outil pour promouvoir sa marque. Longtemps réservée aux grosses entreprises, les PME l’utilisent de plus en plus pour renforcer la cohésion de leur équipe et fédérer l’adhésion de leurs collaborateurs. Elle est devenue une véritable stratégie de communication interne ou externe. Comment mettre tout en œuvre pour la réussir ?
1.Connaître vos objectifs
Votre évènement doit répondre à un besoin de communication pour adapter le message à transmettre : une soirée de lancement de produit, un team building, une journée porte ouverte, un séminaire, un congrès… Chaque forme évènementielle répond à des objectifs différents et permet de déterminer sa cible, les intervenants et le nombre de participants dont il faudra récolter les coordonnées pour lancer les invitations.
2.Organiser la logistique
En fonction du nombre de participants à l’évènement, vous aurez à trouver une salle de réception suffisamment grande si votre entreprise n’a pas de locaux adaptés.
Il vous faudra aussi élaborer le programme de la journée ou de la soirée, décorer les lieux, gérer les différents prestataires et les contraintes techniques.
Le plus souvent, les PME n’ayant pas de service de communication font appel à des agences spécialisées qui prennent en charge l’ensemble de l’organisation. Dans ce cas, vous n’aurez qu’à rédiger un cahier des charges suffisamment précis.
3.Communiquer son évènement
La clé de la réussite réside dans la communication avant, pendant et après l’évènement :
- Avant le jour J : il faudra recenser les participants et les inviter. Les réseaux sociaux sont un média intéressant à exploiter, voire incontournable pour le rayonnement de votre évènement. Facebook, Twitter, Google+ ou encore LinkedIn permettent d’acquérir beaucoup de notoriété rapidement.
N’oubliez pas les influenceurs tels que les blogueurs, les journalistes ou autres personnalités qui publient. Rédigez un message les dirigeant vers la landing page de votre site où ils trouveront un programme précis et attractif.
Proposez également du contenu sur le blogue de votre entreprise après avoir réfléchi à une ligne éditoriale en rapport avec votre évènement.
- Pendant : filmez l’évènement pour réaliser une vidéo promotionnelle. Vous pourrez diffuser une captation d’évènement en choisissant des images en adéquation avec vos objectifs sur les réseaux sociaux et accroître ainsi votre visibilité.
- Après : suivez les réactions et les discussions de la communauté en temps réel.
Une communication évènementielle réussie passe par une longue étape de réflexion stratégique et le choix de professionnels avertis.