L’Autorité des marchés publics (AMP) dresse un constat sévère sur la manière dont sont gérés les projets publics de transformation numérique au Québec.

Dans un rapport de 84 pages publié jeudi, l’AMP présente les conclusions de ses analyses de 11 projets de transformation numériques réalisés entre 2010 et 2025 et celles-ci sont claires: le gouvernement du Québec et ses diverses instances répètent constamment les mêmes erreurs.

L’AMP a expliqué à La Presse Canadienne que les 11 projets en question ne sont pas identifiés dans le rapport parce que l’objectif est de démontrer que les mêmes problèmes sont généralisés et se répètent d’un projet à l’autre. La correction, donc, se doit d’être systémique et non à la pièce.

Problèmes majeurs et récurrents

Les lacunes identifiées par cette analyse se situent du côté de la gouvernance, de la gestion de projets, de l’encadrement, de l’expertise et de la reddition de comptes.

Parmi les problèmes récurrents les plus importants, on note: une définition défaillante des objectifs et des besoins liés aux projets, dont la préparation en amont est nettement insuffisante avant d’aller de l’avant; une sous-évaluation systématique des coûts; un manque d’encadrement et de soutien des organismes publics; une maîtrise insuffisante des processus contractuels et de gestion de projets; des bénéfices attendus qui sont difficiles à mesurer et à quantifier.

Souvent, on axe trop sur la solution technologique au détriment des besoins et on privilégie la rapidité du développement plutôt que la conception qui doit la précéder. On néglige également les ressources internes qui sont sous-utilisées, la transparence de la gestion financière n’est pas toujours au rendez-vous.

L’AMP constate également que l’identification des risques est imprécise et que leur gestion est mal intégrée au suivi. La reddition de comptes, dit-on, ne reflète pas toujours la réalité, ce qui ramène aux questions de transparence, et la durée de vie des projets n’est guère robuste et s’adapte peu au fil du temps.

Le résultat en bout de ligne est celui qui est trop souvent constaté lorsqu’il est trop tard, notamment des dépassements de coûts, des échéanciers non respectés qui exposent certains projets à un risque d'échec élevé et des défaillances attribuables à des solutions mal préparées, développées et implantées trop rapidement.

Centraliser la gouvernance

Devant ce constat, on ne s’étonne pas que la première recommandation de l’AMP soit de revoir toute la gouvernance des projets. L’organisme propose de créer une entité centrale chargée de la gouvernance, du pilotage et du soutien aux projets qui serait chapeautée par le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT). De plus, on recommande d’accentuer l'expertise du ministère de la Cybersécurité et du Numérique (MCN) auprès des organismes publics.

Selon le président-directeur général de l’AMP, Yves Trudel, «le SCT doit jouer un rôle central en matière de gouvernance des projets numériques. Quant au MCN, il doit concentrer son expertise sur les solutions technologiques, exercer un rôle-conseil auprès des organismes publics dans le développement et la réalisation de leurs projets numériques, et veiller notamment à la sécurité des actifs et des données.»

M. Trudel rappelle au passage qu’il existe déjà une expertise en matière de technologies de l'information au sein du gouvernement «et elle doit être davantage mise à profit pour assurer la réussite de nos projets numériques».

Standardiser la gestion

Parmi les autres recommandations, l’AMP propose de créer au sein de cette entité centrale une plateforme commune de gestion du portefeuille et des projets, un modèle de données standardisé, des mécanismes d’intégration aux systèmes financiers officiels et des outils d’analyse et des tableaux de bord permettant une vue consolidée et comparable des projets.

Elle suggère également de mettre en place un programme de certification pour les postes clés, notamment les dirigeants de l’information, les directeurs de projet et les chargés de projet.

Aussi, croit-on, le processus d’autorisation des projets doit être scindé en deux étapes, soit le dossier d’affaires d’abord et ensuite la solution technologique pour éviter que les projets soient orientés vers des solutions technologiques dès les premières étapes, sans que les besoins, les processus et les bénéfices attendus aient d’abord été définis de manière rigoureuse.

Dans la même veine, on recommande de revoir en profondeur la manière dont on définit les besoins d’affaires de façon à ce que ceux-ci soient bien connus avant de chercher des solutions de fonctionnalité plutôt que de tenter d’adapter les besoins aux solutions technologiques disponibles.

Mieux estimer les coûts

On ne s’étonnera pas, après les récentes aventures de transformations numériques qui ont marqué l’actualité, que l’une des recommandations insiste sur l’établissement d’un cadre intégré d’estimation des coûts pour tenter d’offrir une certaine fiabilité, cohérence et comparabilité d’un projet à l’autre, en tenant compte de l’incertitude générée par chaque projet et de l’évolution potentielle des coûts en cours de route.

L’AMP conclut son rapport avec ce rappel: «Considérant les besoins qui ne cessent de croître et l’évolution rapide des technologies de l’information, les investissements gouvernementaux en matière de transformation numérique sont appelés à augmenter en nombre, en envergure et en complexité.»

«Dans un tel contexte, l’amélioration du taux de succès des projets n’est pas seulement un enjeu de saine gestion administrative: c’est une condition essentielle à la capacité de l’État de livrer concrètement sa transformation numérique, de générer les bénéfices attendus et d’assurer une utilisation efficiente des fonds publics, au profit de la population et des services auxquels s’attendent les contribuables.»

Pierre Saint-Arnaud, La Presse Canadienne