5 conseils pour bien gérer les imprévus lors de votre événement corporatif

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Tous les organisateurs d'événement ont partagé une pensée émue durant le cauchemar qui s'est produit avec l'illumination gâchée du pont Jacques-Cartier aux festivités du 375e anniversaire de Montréal. Les imprévus font partie de la vie quotidienne et particulièrement dans l'événementiel.

1. Être prêt à tout

Prévoir qu'une catastrophe est toujours possible fait intégralement partie de la boîte à outils de l'organisateur d'événement. Bien s'y préparer et toujours disposer d'un plan B, voire d'un plan C, est à la base de ce métier.

Le maire Denis Coderre s'était-il préparé à un imprévu de cette taille ? Toujours est-il qu'il a assuré qu'une seconde tentative d'illumination du pont aurait lieu !

2. Saisir l'opportunité

Un imprévu peut aussi devenir une opportunité. Ainsi va l'histoire du vieil homme et du cheval... Après avoir perdu son cheval, tout le village vint vers le vieil homme pour le plaindre. Mais son cheval revint un jour accompagné de trois autres chevaux sauvages. Après que son fils s'en fut sur le dos du cheval et tomba, il s’abîma la jambe. Mais lorsque l'armée vint chercher des conscrits au village, le fils à la jambe en mauvais état n'eut pas à partir à la guerre...

3. Pas de panique !

La panique est toujours mauvaise conseillère. Prenez le temps d'évaluer :

• d’où vient le problème
• combien de temps durera la situation
• quels sont les impacts à court et moyen terme
• qu’est-ce que ça va changer dans le déroulement de l’événement

4. De la souplesse

Être capable de virer sur un dix cennes fait partie des talents de l'organisateur événementiel. Ne pas paniquer, garder son sang-froid, réagir rapidement et calmement : c'est une première approche réussie pour contenir le drame.

Rassurez votre audience en leur promettant que tout est sous contrôle et ne les laissez pas dans le flou : prenez le micro ! Si une petite attente doit survenir, avez-vous sous la main un magicien ou un groupe de musique pour faire patienter les invités ? Un bus prêt à amener tout le monde dans un autre lieu ?

5. Déléguer la charge de travail

Plus le travail d'organisation sera délégué entre diverses assistantes et collaborateurs, plus le risque qu'un des aspects de votre événement capote sera réduit et contenu. Il suffira de réduire au maximum les conséquences d'un incident de parcours en se reposant sur les autres parties de l'événement.

Si à la perspective que des imprévus viennent gâcher le party la chienne vous prend, confiez la gestion des angoisses à une équipe de spécialistes qui coordonnera tous les aspects de l’organisation de votre événement ! Ainsi vous serez 100 % tranquillisé.