La mairesse de Sainte-Thérèse, Sylvie Surprenant, a rendu public, le lundi 4 juillet, le rapport de vérification du ministère des Affaires municipales relativement au processus d'attribution des contrats à la Ville de Sainte-Thérèse.

Huit recommandations proposent des pistes de bonification à intégrer aux processus de gestion de la ville (voir texte plus bas).

Dans son rapport, le ministère conclut que : « À la suite de nos travaux de vérification et de discussion avec différents services du ministère, nous sommes en mesure de conclure qu'à notre avis, à tous les égards importants, la Ville de Sainte-Thérèse a généralement respecté les dispositions législatives prévues à la Loi sur les cités et villes (LCV) et les dispositions réglementaires en découlant pour l'attribution des contrats pour la période de janvier 2008 à novembre 2010 ».

La vérification a eu lieu du 7 au 10 décembre 2010 ainsi que le 18 janvier 2011. Pour l'exercice, 302 contrats ont été identifiés, et de ce nombre, 163 dossiers ont été sélectionnés par le MAMROT.

Des leçons à tirer

Seulement quelques contrats donc sont cités dans les huit recommandations. L'administration se dit consciente que des améliorations et des rajustements sont toujours souhaitables, notamment quant à certaines techniques et pratiques procédurales.

Le conseil municipal et les administrateurs de la Ville entendent suivre ces recommandations et les appliquer dès maintenant dans l'administration des affaires de la ville.

« Nous sommes très satisfaits de ce rapport. La vérification effectuée par le ministère vient confirmer ce que nous savions, soit notre respect des lois et des règlements en vigueur dans le monde municipal et la probité du processus d'appel d'offres à Sainte-Thérèse », a déclaré la mairesse.

Sainte-Thérèse reçoit des recommandations précises

Huit recommandations ressortent du rapport du ministère des Affaires municipales (MAMROT) relativement au processus d'attribution des contrats à la Ville de Sainte-Thérèse.

Une des plus importante recommandation est relié à l'article 573.3.0.3 de la LCV qui dit qu'une municipalité ne peut diviser ne peut diviser en plusieurs contrats en semblable matière, sauf si cette division est justifiée.

La vérification a permis de révéler deux situations pour lesquelles il y a eu division en plusieurs contrats. Le 7 avril 2008, le conseil municipal, par une résolution, octroi un contrat à la firme LVM Technisol pour effectuer le contrôle des matériaux dans le cadre de travaux de construction de la nouvelle caserne d'incendie. Le 5 mai 2008, le conseil passe une résolution qui octroi un contrat à la firme LVM Technisol encore dans le cadre de la construction de la nouvelle caserne.

Le MAMROT recommande de ne pas diviser un contrat en plusieurs contrats de semblable matière, sauf si cette division est justifiée par des motifs de saine administration.

Une autre importante recommandation concerne le système de pondération et évaluation des offres. Les critères « l'expérience et compétence de la firme dans des mandats avec la Ville de Sainte-Thérèse » ainsi que « connaissance du bâtiment » apparaissent discriminatoire selon le MAMROT. Il recommande à la ville de remplacer ses critères par des critères plus généraux liés à l'expérience de travaux municipaux du genre de celui visé par l'appel d'offres.

Dans les autres recommandations du rapport, une concerne le rapport annuel sur la situation financière. Le 3 novembre 2008, le 1e octobre 2009 et le 1e novembre 2010, la mairesse a fait son rapport sur la situation financière de la ville. Selon le MAMROT, les listes déposées pour chacune des années apparaissent incomplètes. Elles présentent les paiements aux différents fournisseurs, mais elles ne permettent pas d'identifier les contrats octroyés par la Ville. Le MAMROT recommande de déposer deux listes de contrats.

Une autre recommandation relève d'une situation pour laquelle la conformité au régime général concernant l'adjudication des contrats n'était pas respectée. Le 5 août 2010, la Ville de Sainte-Thérèse a reçu une facture de Xeros Canada concernant l'achat de trois photocopieurs multifonctions, totalisant 27 356 $ avant taxes. Une résolution adoptée le 4 octobre 2010 autorisait à imputer au fonds de roulement la dépense pour l'achat totalisant 29 510, 30 $ et comprenant seulement la taxe sur les produits et services.

Pour cette acquisition, la Ville a conclu un contrat de gré à gré, alors qu'elle aurait dû, selon le MAMROT, procéder par voie d'invitation écrite auprès d'au moins deux fournisseurs. Le MAMROT recommande de n'accorder les contrats qu'à la suite d'une demande de soumission publique selon la nature et le niveau dépenses du contrat.

Une recommandation concerne le délai pour la réception des soumissions. Le MAMROT recommande de conserver un document démontrant que le délai accordé pour la réception des documents. La Ville dit que l'inquiétude du ministère est liée par une certaine difficulté à retracer quelque documentation confirmant l'envoi d'invitation écrite à soumissionner.

Une autre recommandation concerne l'accord intergouvernemental de libéralisation des marchés. Le MAMROT dit que lorsque la Ville présente des demandes de soumissions, de faire les inscriptions appropriées au système électronique d'appel d'offres en fonction des accords applicables à chaque contrat.

La cinquième concerne l'ouverture publique en présence de deux témoins. Le MAMROT a relevé des lacunes relatives à la documentation des dossiers. Il a décelé sept situations pour lesquelles les documents d'ouverture des soumissions indiquaient la présence d'un seul témoin et, dans une autre situation, il est apparu que les documents n'indiquaient la présence d'aucun témoin. Le MAMROT recommande de toujours s'assurer de la présence d'au moins deux témoins au moment de l'ouverture publique des soumissions et de conserver un document authentifié.

Et une autre recommandation concerne les soumissions par voie d'invitation écrite où le MAMROT recommande de documenter les dossiers d'appel d'offres afin d'être en mesure de prouver qu'il y a toujours eu au moins deux entrepreneurs ou fournisseurs invités à soumissionner.