Comment gagner plus de temps dans le déroulement des opérations de votre PME ?

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La gestion des temps, de planning et d'activité a récemment pris une place prépondérante dans les PME soumises à de fortes contraintes concurrentielles.

Un outil de GRC

Il ne fait aucun doute que le client est aujourd'hui replacé au centre des préoccupations de l'entreprise. Mais comment trouver le temps de s'intéresser à ses clients et à leurs problèmes ?

Devenue un outil de Gestion de la relation client (GRC), la gestion du temps en entreprise s'oriente sur plusieurs axes dans le but de retrouver le temps que l'on croyait perdu pour s'occuper des clients.

Identification des champs d'action

La gestion du temps peut s'appliquer :

• à l'occupation du poste de travail (présence, rotations, etc.)

• à une tâche (planning)

• à une activité (facturation, suivi, etc.)

Une fois les différents champs d'application de la gestion du temps identifiés, concentrons-nous sur l'un d'eux : la gestion de la facturation et plus particulièrement de la facturation télécom.

La gestion de la facturation télécom

La compréhension des factures reste un défi de taille surtout si l’entreprise possède de nombreux bureaux et plusieurs fournisseurs et contrats de télécoms à gérer.

Les renouvellements automatiques se multiplient et il devient difficile de faire cesser ce fouillis de facture et de contrat tout aussi complexe les uns comme les autres.

L’analyse des factures de certains fournisseurs peut être complexe et il faut parfois prendre du temps à essayer de les comprendre en détail. Lorsqu’une entreprise n’a pas de temps à consacrer à cette tâche, bien souvent, les gestionnaires préfèrent payer les factures sans en vérifier les détails.

Connaissez-vous la matrice d'Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance. Elle tire son nom du célèbre président qui était connu pour sa gestion impartiale de son temps de travail.

Elle vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus urgentes et les plus importantes, qui occuperont la plus grande place dans votre gestion du temps.

Les importantes mais non urgentes seront planifiées. Les urgentes moins moins importantes seront déléguées.

Vous pouvez ainsi, par exemple, faire appel à un expert en gestion des fournisseurs pour un bon suivi de vos facturations en télécom et gagner un temps précieux pour vos clients.

Enfin, les tâches identifiées comme non urgentes et non importantes seront simplement écartées de votre gestion du temps, pour vous concentrer sur vos clients.