La comptabilité d’entreprise est une obligation légale en regard de l’impôt. Tenue régulièrement, elle est aussi un outil d’aide à la prise de décision dans la mesure où elle propose une visibilité globale de l’entreprise en situation réelle (résultats, marges…). Quel système comptable choisir et comment la tenir ?
Les systèmes comptables
Il y a deux systèmes comptables :
- La comptabilité de caisse qui enregistre l’ensemble des transactions, les revenus et les dépenses. Les revenus sont saisis dans le journal des revenus et les dépenses dans le journal des dépenses.
- La comptabilité à partie double dans laquelle les opérations sont enregistrées deux fois, une fois au crédit et une fois au débit.
Il convient de choisir le système qui paraît le plus compréhensible à celui qui en sera responsable, le plus souvent le chef d’entreprise dans une petite compagnie. Et ne pas négliger d’y inclure un système de contrôle.
La comptabilité ne s’arrête pas là, il faut encore effectuer un rapprochement bancaire mensuel pour vérifier l’adéquation des écritures comptables avec les écritures bancaires.
Les différents supports à utiliser
Pour éviter les sources d’erreurs, il convient de ne pas opter pour les feuilles de calcul. Plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Opter pour une tenue de livre fiable en externalisant votre comptabilité auprès d’un cabinet comptable, il n’y aura aucun risque d’erreurs et vous gagnerez du temps ;
- Choisir un logiciel à installer sur votre ordinateur. Au préalable, il vous faudra analyser vos besoins : un système simple ou à options type gestion de la paie, service de feuille de temps, etc. Ensuite, en tester plusieurs pour comparer. Le logiciel le plus utilisé au Québec est Sage 50. Il est complet et simple à utiliser. Mais si vous souhaitez vous occuper vous-même de toute votre comptabilité, vous devrez suivre une formation au départ. Les différentes notions de comptabilité ne s’improvisent pas.
- Choisir un logiciel en ligne a l’avantage d’être disponible en tout lieu et en tout temps. Une version de Sage 50 existe sur le cloud : Sage One. Mais elle ne prépare pas la paie. Xero en revanche est très complet, mais disponible seulement en anglais. Quibooks Online est bilingue, mais la principale contrainte est de ne pouvoir effectuer de migration d’une plateforme à une autre. Les essais sont gratuits, ne vous en privez pas.
La comptabilité est très chronophage c’est pourquoi il vaut mieux opter pour la simplicité.