Les systèmes de classement de documents traditionnels sont laborieux, ce qui rend les avantages de la numérisation de documents trop importants pour ignorer un tel système moderne. Les classeurs en métal étaient autrefois des pièces essentielles du mobilier de bureau. Bien qu'ils soient toujours utilisés, l'arrivée des documents numériques et du stockage en nuage les a relégués à une présence mineure dans les entreprises.

Cependant, la numérisation des documents papier peut également prendre du temps lorsque confiée à vos employés. De plus, un système d’archivage mal conçu peut poser plusieurs problèmes organisationnels. D’où l’avantage d’embaucher une entreprise spécialisée en numérisation et archivage de documents.

Les avantages de la numérisation de documents

Une page importante manque dans un dossier, laissant des informations incomplètes et gênant la préparation d'une réunion stratégique cruciale. Vous finissez par le trouver, mais des semaines plus tard seul au fond d'un classeur. Les documents numériques sont situés dans un emplacement facile d'accès et ne glissent pas au fond d'un tiroir.

Il n'est pas rare de voir des impressions et des fichiers sur les bureaux, mais chaque fois que cela se produit, il s'agit d'une faille de sécurité. N'importe qui peut y jeter un coup d'œil et les lire, même pendant quelques secondes seulement, ce qui peut être un gros problème s'il est vu par les mauvaises personnes. Les services de numérisation de documents garantissent que les informations provenant des dossiers des employés et des clients, des rapports financiers et des projections de prix peuvent être conservées en toute sécurité à l'abri des regards indiscrets.

Plusieurs choisissent de partager les documents par courriel. Cela peut sembler logique de procéder ainsi, mais en fait, ce n'est pas un système efficace de distribution de documents. Étant donné que la numérisation de documents assure que les fichiers numérisés seront enregistrés à un seul endroit, cela aux personnes d'accéder directement aux documents les plus récents, ce qui contribue à rendre la collaboration plus rapide et plus fluide.

Comment estimer le coût de numérisation de documents ?

Le coût de la numérisation de documents par des professionnels peut varier, selon que l’on vous charge par page, à des prix aussi bas que 0,07$, ou par boîte, au coût d’environ 180$. Mais il y a d’autres facteurs à considérer afin d’estimer le coût de la numérisation de documents.

La préparation des documents pour la numérisation peut inclure le retrait des pages des classeurs, le retrait des agrafes, le pliage des coins et le repassage des pages froissées. Si votre collection de documents papier semble particulièrement désorganisée, cela peut augmenter la quantité de préparation nécessaire.

Autre facteur affectant le coût, les scanners standard à grande vitesse peuvent traiter des documents jusqu'à 11 x 17". Les documents plus grands (tels que les dessins architecturaux, les plans ou les cartes) nécessitent une numérisation surdimensionnée spécialisée.

Enfin, si vous souhaitez que chaque section, dossier ou document soit livré au format PDF, cela affectera votre prix par boîte. Si un dossier contient 10 documents, il peut être rapidement numérisé en un seul PDF. Si chacun de ces documents doit être séparé dans son propre PDF, cela nécessitera plus de temps et donc un coût plus élevé.